Introducción

Sabemos que crecer la matrícula de tu colegio no es tarea fácil y por eso hemos escrito este blog para compartirte las razones más frecuentes e impactantes que responden a tu pregunta ¿por qué no crece la matrícula de mi colegio privado?

  1. Tu cantidad de aspirantes no es suficiente
  2. Tus canales de atracción son caros o ineficientes
  3. El seguimiento al aspirante es incorrecto
  4. Las personas encargadas de la admisión no tienen experiencia en ventas
  5. Tu proceso de venta es deficiente
  6. No hay un método para mejorar el proceso de admisión
  7. Tu técnica base de prospección es la recomendación
  8. La comunicación publicitaria no está dirigida a tu tipo de aspirante ideal
  9. Tus esfuerzos de atracción de aspirantes llegan muy tarde
  10. Tu proceso de venta es una caja negra de acceso imposible

Tu cantidad de aspirantes no es suficiente

Tu colegio requiere captar aspirantes año con año y desafortunadamente no todos los aspirantes se inscriben, además debes considerar la salida natural de alumnos que terminan el ciclo de su nivel educativo o deciden no continuar en tu colegio. En conjunto esto te deja anualmente espacios que debes llenar, de lo contrario representarán una pérdida de ingresos que no podrás tratar hasta el siguiente ciclo de inscripción. Conocer la cantidad exacta de aspirantes es esencial para tu colegio y es relativamente fácil de calcular.

Tus canales de atracción son caros y/o ineficientes

Ya sea que estés buscando aspirantes por medio de canales tradicionales como: anuncios espectaculares, vallas publicitarias, revistas zonales, o estés invirtiendo recursos en canales digitales como: publicidad pagada de facebook o google, hay un valor que debes tener muy bien medido, se llama Costo del Aspirante, de nada sirve pagar 1,000 MXN por un anuncio mensual que te está generando solo un aspirante con una baja intención de compra, este aspirante te costó 1,000 MXN, ¡Estás tirando tu dinero a la basura! Sucede igual en campañas digitales, tampoco es de gran ayuda tener muchos likes y caritas felices si al mes estás teniendo un volumen bajo de aspirantes con los que sabes que no llegarás a tu meta de matrícula, cada canal que uses debe apoyar a tu área de admisión a llegar a su meta, no importa si pagas o no en publicidad ya que igual estás invirtiendo tiempo en su administración.

El seguimiento del aspirante es incorrecto

¿Cuánto tiempo tardas en enviarle información a tu aspirante? De acuerdo a un estudio realizado por la Harvard Business School el tiempo ideal de contacto a una persona que solicita información es de solo 5 minutos, y si te tardas 10 minutos la posibilidad de conversar para atraerlo cae dramáticamente en un 400%. Después de haber contactado al aspirante usualmente el seguimiento no es el mejor, debes contactar al aspirante entre 6 y 8 veces sin recibir respuesta para poder afirmar que su interés es bajo o nulo. Si deseas aprender más sobre las mejores prácticas de seguimiento lo puedes hacer en el siguiente blog.

Las personas encargadas del proceso de admisión tienen poca experiencia en ventas

Si tu equipo de admisión (sin importar de cuántas personas se conforme) no tiene experiencia en ventas, tu colegio se encuentra ante un problema serio. El mal servicio por el departamento de admisión puede tirar todo el esfuerzo que has hecho en atraer aspirantes a tu colegio, ya que entrarán a un proceso de venta débil que desperdiciará una gran cantidad de buenos aspirantes.

Tu proceso de ventas es deficiente

Este punto está muy relacionado con el anterior, un proceso débil es aquel que desperdicia los esfuerzos de atracción de aspirantes y como resultado su tasa de inscripción es baja. Un buen proceso de ventas de admisión debería tener lo siguiente:

  • Un pipeline dividido por etapas.
  • Un buyer persona claro.
  • Atención y seguimiento oportuno a los aspirantes.
  • Entregar información correcta en el momento correcto.
  • Un perfil claro del “aspirante ideal” para el colegio.

No hay un método para mejorar continuamente el proceso de admisión

¡Lo que no se mide, no mejora! Aquí aplica perfectamente esta afirmación, la admisión debe ser un proceso iterativo que año con año debe mejorar, existen métricas de desempeño para admisión que te recomendamos tengas en mente al cierre de cada ciclo de inscripciones:

  • Costo de cada alumno nuevo.
  • Costo de cada aspirante.
  • Tasas de conversión de cada etapa del pipeline de admisión.
  • Tasa de cierre.
  • Porcentaje de prospectos que se quedaron en cada etapa del Pipeline.

Su principal canal de atracción de nuevos aspirantes es la recomendación

La recomendación es una excelente forma de atraer nuevos aspirantes, y algo que nos encanta: ¡Son completamente gratis! Pero debes conocer algo que seguramente has notado, la cantidad de recomendados es finita, siempre está condicionada a los papás y mamás que están dispuestos a recomendar tu colegio. Si bien es una técnica que deberías mantener e incrementar, no la podrás escalar lo suficiente como para crecer tu matrícula de forma importante.

La comunicación publicitaria no está dirigida a un alumno ideal

Es un error común de muchos colegios hablarle a todo tipo de aspirantes, si te encuentras en esta situación te recomendamos definir claramente quiénes son tus alumnos ideales, ¿que valores tienen?, ¿cómo son sus papás?, ¿qué les gusta de tu colegio?, aquellos alumnos que están encantados con tu servicio. Te recomendamos definir tu Buyer Personapor medio de la siguiente herramienta gratuita de Hubspot.

Tus esfuerzos de atracción están concentrados en junio, julio y agosto

Si piensas que los papás y mamás de México siempre dejan todo al final, te encuentras en un grave error, te compartimos la siguiente información de búsquedas en Google que muestra lo contrario:

Si enfocas todo tu esfuerzo en estos meses notarás que todos los colegios están haciendo lo mismo, gastando su presupuesto en tratar de atraer a los aspirantes de último momento y si bien cierran rápido, los costos publicitarios en canales digitales y algunas veces tradicionales son mucho más altos.

El ciclo de atracción de aspirantes a admisión nunca debería terminar ya que de lo contrario puedes estar cayendo en un problema que llamamos “La trampa de las ventas” si te interesa este tema entra aquí para leer más.

Tu proceso de venta es una caja negra de acceso imposible

El proceso de venta debería ser transparente para el dueño, el director comercial del colegio y naturalmente para el equipo de admisión, sin embargo es común encontrarnos con bases de datos de aspirantes administradas en excel u hojas de cálculo de google, en si no es un problema manejarlo así, el problema surge cuando tratamos de evaluar el proceso o simplemente echar un vistazo para mejorar. Aun cuando tengamos acceso a estos documentos será difícil identificar:

  • La etapa de la venta en la que se encuentra cada aspirante.
  • Que información ya ha leído y que información está pendiente.
  • En qué fecha le debemos contactar.
  • La fecha en la que presentará su examen de admisión.

Entre otra información importante para dar una excelente experiencia de admisión.

Conclusión

En conjunto la solución de esto será un gran punto de partida para la mejora del desempeño de tu área comercial, esperamos que tus ventas crezcan y logres crecer tu matrícula constantemente.

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